局域网下水电工程监理信息文件管理

　　信息管理是工程建设监理的主要工作之一。水电工程建设周期较长，在工程建设过程中将产生大量的信息文件。为了充分体现工程建设信息管理的科学系统性、实用性和效益性，通过白鹤滩水电站监理信息文件管理的成功实践，介绍依托实体服务器作为局域网终端建立信息文件管理系统的思路和方法。管理系统的应用、安全管理及优势，不仅解决了传统管理模式下信息冗余、资源浪费、管理效率低、档案整理工作量大、信息文件管理安全风险大等问题，而且能大幅提高信息管理效率和水平。

　　关键词:局域网;工程建设;信息;管理;白鹤滩水电站

　　1引言

　　水电工程建设周期较长，监理单位通常同时承担多个施工合同监理工作，且施工合同历时数年，在工程建设过程中，将产生大量的信息文件，包括设计文件、各类收发文件、周期性报表、专题报告、专业报表、指令等，部分文件在工程建设过程中需要反复使用。按照档案管理的要求，信息文件的归档需区分监理合同和文种，且电子文件和纸质文件需要一一对应，信息文件管理十分复杂，工作量也较大。在传统管理模式下，主要存在缺乏系统性科学管理、难以确保全过程信息文件保存的完整性、重复建立台账和印制大量纸质文件导致信息冗余和资源浪费、难以实现信息文件的快速检索查询、管理及统计工作难度大、档案整理工作量巨大、投入的信息管理人员较多、人员变动容易出错、文件传输易感染病毒等不足。白鹤滩水电站监理部自2014年探索建立基于局域网的监理信息管理系统，经过不断改进和完善，至今已成功运用多年，所建立的管理系统具有安全、高效、系统、低成本、简洁适用、实时检索共享、可复制拓展等特点，实现了信息文件的系统化管理。其核心是实现工程建设全过程信息文件电子及纸质文件一体化系统管理、实时高效检索查询、半自动化式档案整理、信息文件管理不受人员变动的影响、较少的人员投入和办公成本。信息文件管理系统的使用能大幅提高信息管理效率和水平。

　　2信息管理系统建设

　　2．1系统硬件、软件及网络需求

　　基于局域网的信息管理系统适用于单位或项目部集中办公区域。系统硬件是信息文件处理、管理、存储和资源共享中心，也是信息管理系统的局域网终端。根据使用范围的大小确定，通常选用塔式实体服务器。该服务器具有处理能力强、安全稳定可靠、可扩展性好、长时间全天候连续工作等特点。操作系统可根据系统功能需求选择，信息文件管理偏向于文档处理和文件存储，通常选用WindowsServer系统，安装简单，系统架构及区块划分可根据用户功能需求进行设计。系统网络仅需搭建内部局域网即可，无需连接互联网，但应确保使用范围内的计算机局域网处于同一个IP段。

　　2．2系统建设思路和方法

　　系统建设的关键在于管理系统的功能目标分析，应当深入分析现状管理存在的问题和不足，在此基础上策划用户想要实现的功能和目标，从而有针对性地设计管理系统模块和架构，选用与之相匹配的管理软件。监理过程中数量较大的信息文件主要包括设计文件、收文、发文、隐蔽工程影像资料、监理指令等，本文以白鹤滩水电站监理部发文信息管理系统为例进行介绍，其他信息文件管理系统的建设思路和方法与之相似。2．2．1事前分析。在工程建设监理过程中，监理单位同时承担多个监理合同任务，且每个监理合同又包含多个施工合同。按照合同验收和档案管理要求，所有信息文件必须区分监理合同，以监理合同为单元进行管理和组卷归档。为便于系统化管理和后期合同验收、档案整理工作，事前系统策划和设计信息文件管理系统十分有必要。应当全面分析监理范围内的工程项目、文件种类、涉及的合同及档案管理的要求;分析传统管理模式下信息管理投入的人员，不同信息、不同部门之间信息管理的冗余度，纸质版文件印发数量及使用、管理情况;分析已有台账数量、各台账之间的关系、已有信息文件的存储管理、文件检索查询及统计的困难、信息录入及文件资料整理移交所占的工作量、要求信息管理人员随机调取指定文件所需要的时间、在规定时间内完成信息文件整理及档案资料移交的数量、信息文件管理安全风险等。分析现状与目标之间的差距，寻求解决的途径和方法。在事前分析中，还要梳理各类文件的管理关系以及文件识别方法。文件识别主要是通过制定科学的文件编号规则(见图1)来解决，使每一个文件有唯一的文件识别号，确保通过不同方式均能检索、查询到唯一的文件;文件管理关系主要是结合具体工程项目情况和档案管理要求，通过分类、分层，采用树图结构进行梳理(见图2)。文件编号规则和文件管理关系决定系统模块的建立和文件存储关系，对系统建设至关重要。2．2．2系统功能需求分析。按照信息文件管理的需求，管理系统应反映文件基本信息、各环节处理记录、台账与电子文件及档案柜文件之间的关系，各台账需实现各文种的检索、调阅及统计，在系统内自动生成档案资料卷内目录等，且应当具备以下特点:(1)只要系统内对应存储位置的文件及管理系统路径对应关系保持不变，可实现整体拷贝、移动后，管理系统内的文件依然可以任意检索、调阅。(2)实现采用1个文档系统管理所有文件的功能，层次关系清晰，利用WPS表格的功能实现各级模块之间的对应关系以及二级模块与文件的对应关系，实现信息文件管理统计、检索、调阅、卷内目录自动生成等功能，操作便捷，管理高效、科学。(3)只需进行1次信息录入即可完成信息文件管理的所有工作，所有人员均可使用该系统调取文件，避免重复工作，大幅度减小工作量，实现资源共享。(4)通过系统中的文件流水号以及与电子文件的对应关系，避免文件登记的漏、错、重。(5)避免因人员变动对系统不熟悉而出现错误、影响工作。(6)自动生成档案资料卷内目录，快速分类统计信息文件数量、处理状态等，所有文件处理全过程记录和溯源。2．2．3系统功能目标分析。(1)设置1名专职信息管理人员，在设计好的模块中执行一次录入和存档即能完成信息文件系统化管理，包括信息文件的分类、检索、调取、统计、档案卷内目录、资源共享、电子文档与文件柜文件的对应关系。(2)从工程开工准备到完工验收全过程实现集中、系统化管理，所有信息文件规范、完整保存。(3)在1分钟内能够检索、调取任意一份文件的电子文档纸质文件。(4)监理部仅需建立一个台账即可实现全范围共享，消除各部门内部的重复管理工作，减少纸质版文件的数量，降低办公成本，提高效率，实现信息管理的科学系统性、效益性和示范性。(5)消除传统模式文件拷贝带来的病毒感染风险。2．2．4系统模块建立在分析工程特点、信息文件管理及档案管理要求、功能需求的基础上建立系统模块。系统模块由以下3个部分组成:(1)电子文件存储部分。共分两级建立，在服务器中建立一个“信息文件管理文件夹”，在该文件夹目录下按照监理合同建立信息文件存储一级文件夹，在各监理合同文件夹下再建立各种信息文件存储文件夹。(2)文件信息登记管理部分。在“信息文件管理文件夹”目录下建立一个WPS表格文件，在WPS表格文件中建立一级模块和二级模块。一级模块为所有发文信息文件的指引目录。二级模块分为两部分:一部分是发文信息文件的详细台账，台账包含的信息内容根据系统的用途和用户需要自行设置，例如发文日期、文件号、文件名称、发文流程记录、附件、纸质文件存储文件柜及档案盒编号等;另一部分是卷内目录的标准格式，需按照档案管理要求的标准格式建立。利用WPS表格的功能，实现从一级模块调取二级模块，从二级模块检索、调取任意电子文件，从台账直接调取文件而无需到文件夹中寻找文件;在二级模块中可实现各种文件的统计、台账与档案柜文件存放的关系;二级目录中的文件信息对应指引到卷内目录。(3)纸质文件管理部分。纸质文件主要用档案盒分类保存在文件柜内，档案盒及文件柜编号应当与文件信息登记管理WPS表格内的编号保持一致。值得注意的是:“各监理合同文件夹”下建立的各种信息文件二级文件夹名称应当与WPS表格文件一级模块中的文种保持一致，所有文件的存储应当存储至对应的文件夹内，且一旦模块建立好，各文件夹的名称不宜修改，否则会影响文件检索和调取。3个部分系统模块建立的层次关系和命名规则均统一按照图2进行，可确保各组成部分的一致性。对于历时数年的合同项目，可分年度建立“信息文件管理文件夹”及台账，以便备份。

　　3系统操作应用及安全管理

　　3．1系统操作应用

　　服务器搭建及系统模块建立完成后，将服务器与使用范围内的计算机建立局域网，设置服务器与本地计算机共享，所有计算机本地网络中即可搜索到服务器，在计算机桌面建立服务器快捷方式即可实时登录服务器操作。通常情况下信息文件管理系统由专门的信息管理人员进行录入、登记及文件管理，其他人员根据需要可实时检索、查阅相关文件。

　　3．2系统安全管理

　　信息文件是监理重要的档案资料，服务器在运行过程中必须做好文件安全管理，主要安全风险包括泄密、篡改、删除、替换等。因此，在系统运行前必须设置安全屏障。(1)服务器登录必须实行实名制账号管理措施，每个账号均由管理员设置单独的密码。用户必须妥善管理密码，凭密码和身份认证登录服务器。(2)根据不同人员的工作岗位及性质设置用户权限，区分服务器管理员、信息文件管理员和普通用户账号权限，不同人员应设置不同的服务器维护、信息文件及台账修改、拷贝、删除、替换权限。(3)信息管理人员对电子文件进行加密处理，除信息管理人员和信息管理上级领导以外，其他人员仅具有调阅查看权限，无台账及文件修改、删除、拷贝、替换等权限，低级别账号无权读取高级别文件夹。(4)信息文件应当实行双备份管理，定期采用移动存储设备进行备份，以防故障、病毒感染等导致文件丢失、损坏。(5)为确保系统安全，服务器非必要不得接入互联网，也不作为信息文件处理电脑;系统运行过程中，信息处理所有工作均在本地计算机上完成。

　　4系统优势及实践效益

　　基于局域网的信息文件管理系统设计灵活，用户和根据需求自行设计架构及模块。白鹤滩监理部先后建立了收文、发文、设计文件、隐蔽工程影像资料、锚杆无损检测、测量、规程规范等管理系统，系统优势及管理效率、成本效益显著。(1)实现了用户需求功能的系统化管理。(2)所有电子文件均存储于服务器中，个人及办公计算机均不存储信息文件，有效避免了因人员调离、计算机更换处置等带来的文件泄露风险。(3)采用服务器集中系统化管理，可保证工程建设监理全过程信息文件及档案资料的完整性，文件查询不受时间限制，档案资料整理随文件形成过程同步完成，电子档案自动形成，后期档案移交快速完成。(4)文件传输不受互联网限制，无需采用QQ、微信等方式以及移动存储设备拷贝方式传输，直接通过本地计算机存储至服务器即可，消除了文件传输途径的病毒感染风险。(5)大幅度降低了成本、节约资源，最大程度上减小重复工作量和信息冗余。通过多年的应用和实践，信息管理人员投入减少2/3，纸质文件印制份数减少4/5，台账数量减少9/10。

　　5结论

　　基于服务器的信息管理系统不仅解决了传统管理模式下信息冗余、资源浪费、管理效率低、档案整理工作量大、信息文件管理安全风险大等问题，而且能大幅提高信息管理效率和水平。本文介绍的思路、方法及管理系统不仅适用于信息文件管理，也适用于工程建设各类数据采集统计、预警系统、专业统计分析、工程形象动态跟踪等，运用范围广，且功能拓展不受服务器系统限制，只需根据功能需求安装相应的管理软件即可，操作简单，适用性强。

　　作者:陈雪万